Políticas

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES CORPORACIÓN PARA PERSONAS CON NECESIDADES ESPECIALES -COPNE-

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la CORPORACIÓN PARA PERSONAS CON NECESIDADES ESPECIALES -COPNE- (en adelante “COPNE”), adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades académicas, culturales o propias de la Corporación. Buscando a través de la implementación de la presente Política de Protección de Datos, adoptar un compromiso con la privacidad y seguridad de los datos personales de sus usuarios, corporados, administradores, voluntarios, asesores, proveedores, etc.

De esta manera, la CORPORACIÓN PARA PERSONAS CON NECESIDADES ESPECIALES -COPNE-, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme las disposiciones que han sido determinadas para la materia.

Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades culturales, académicas, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar previa autorización emitida por el titular del dato personal a COPNE, cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

a. NOMBRE DE LA INSTITUCÍÓN: CORPORACIÓN PARA PERSONAS CON NECESIDADES ESPECIALES -COPNE-, entidad sin ánimo de lucro constituida el 20 de agosto de 1998 en la ciudad de Medellín, Antioquia.

La Corporación para personas con necesidades especiales, es una institución sin ánimo de lucro, que propende por la inclusión y el respeto por la diferencia, de nacionalidad colombiana y en razón de su objeto social podrá establecer sucursales en el territorio nacional. En sus actuaciones públicas o privadas podrá utilizar la sigla COPNE.

Como entidad sin ánimo de lucro la Corporación tendrá como finalidad principal propender por la inclusión y el respeto por la diferencia de las personas con necesidades especiales, con énfasis en las personas con discapacidad cognitiva; para desarrollar su objeto, la Corporación podrá suscribir y otorgar todos los actos y contratos necesarios o útiles para su adecuado cumplimiento.

1. DOMICILIO Y DIRECCIÓN: COPNE tiene su domicilio en la ciudad de Medellín, departamento de Antioquia y su sede principal se encuentra ubicada en la calle 7D #43C-50, Medellín

1. CORREO ELECTRÓNICO: contacto@copne.org

1. PAGINA WEB: www.copne.org

1. TELEFÓNO: 305 367 17 19.

II. MARCO LEGAL

· Constitución Política, artículo 15

· Ley 1266 de 2008

· Ley 1581 de 2012

· Decretos Reglamentarios 1727 de 2009

· Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política y su contenido se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal, que en virtud de la relación que COPNE suscriba o perfeccione con los titulares de la información, y serán usados dentro del territorio nacional por esta Corporación conforme las necesidades y finalidades que son descritos dentro de esta Política, así como los mecanismos usados por ésta para la obtención de la autorización en los términos legales que serán dispuestos.

IV. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de protección de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

d. Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

e. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

f. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

g. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

h. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

i. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

j. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

k. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

l. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

m. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

V. PRINICIPIOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, COPNE aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:

a. Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales que se realicen en virtud de la presente Política de Protección, se hace bajo unos principios de legalidad, y adicionalmente conforme a las disposiciones y directrices que se han fijado conforme las reglas de origen legislativo para estos efectos.

b. Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice COPNE o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia.

c. Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

d. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, COPNE garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

f. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de COPNE, será de medio.

g. Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por COPNE, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que en COPNE administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las finalidades que comprende el Tratamiento.

VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COPNE en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a COPNE para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización

c. Ser informado por COPNE, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante COPNE.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

· El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición COPNE.

· Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

· El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

· Un tercero, que hubiere sido estipulado por el titular.

VI.I. Derechos de los niños y adolescentes

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda prohibido el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

· Responder y respetar el interés superior de los menores.

· Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

Es tarea del Estado y de las entidades de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

COPNE solo utiliza datos de niños, niñas y adolescentes; cuando apoya, denuncia o hace seguimiento a denuncias que buscan restitución de los derechos de los hijos de sus corporados en particular; o para organizar grupos para formación o asesoría con edades cronológicas de sus hijos.

VII. DEBERES DE COPNE COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

COPNE reconoce la titularidad de los datos personales que proviene de sus titulares y en consecuencia éstos de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, COPNE utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.

En el tratamiento y protección de datos personales, COPNE tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

a. Garantizar al titular, todo el tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data o protección de sus datos personales

b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.

c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

k. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

l. Informar a la autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.

p. Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.

q. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

r. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

t. Usar los datos personales del titular, sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

VIII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

COPNE requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b. Datos de naturaleza pública.

c. Casos de urgencia médica o sanitaria.

d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

VIII.I. Manifestación de la autorización

La autorización a COPNE para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

· El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición COPNE.

· Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

· El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

· Un tercero a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

VIII.II. Medios para otorgar la autorización

COPNE obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas, a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

La autorización será solicitada por COPNE de manera previa al tratamiento de los datos personales. El formato de autorización lo puede hallar el interesado en la página web de la corporación y hacer su envío electrónicamente (mediante correo que especifique que envía formato para uso de COPNE). De igual forma, la corporación recibe de forma física el formato diligenciado por el interesado (favor contactarse al correo contacto@copne.org para determinar punto de entrega y/o recepción).

VIII.III. Prueba de la autorización

COPNE conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo la mencionada autorización. En consecuencia COPNE podrá establecer archivos físicos o electrónicos realizados de manera directa.

VIII.IV. Revocatoria de la autorización.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a COPNE para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. COPNE establecerá mecanismos sencillos, que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto COPNE deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, COPNE podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines, en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

IX. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento de los datos personales de Corporados, miembros de Junta, voluntarios, o de cualquier persona con la cual COPNE tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de corporación, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados según la relación del titular de la información con COPNE, a saber:

a. USUARIOS:

• Cuando COPNE apoya, denuncia o hace seguimiento a gestiones que buscan restitución de los derechos de los hijos de sus corporados en particular;

• Para organizar grupos para formación o asesoría con edades cronológicas de sus hijos.

b. CORPORADOS:

· Almacenar información de contacto y perfil en lo relacionado con su vinculación, ejecución de actividades y retiro;

· Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés;

· Realizar encuestas relacionadas con COPNE;

· Informar sobre oportunidades de ferias, seminarios u otros eventos a nivel local e internacional;

· Envío de información relacionada con eventos de su interés.

c. ADMINISTRADORES:

· Desarrollar la misión de COPNE conforme a sus estatutos;

· Adelantar programas conforme a sus estatutos;

· Envío de información relacionada con eventos de su interés.

d. VOLUNTARIOS:

· Almacenar información de contacto y perfil en lo relacionado con su vinculación, ejecución de actividades y retiro;

· Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés.

e. ASESORES:

· Almacenar información de contacto;

· Envío de información relacionada con eventos de su interés.

f. PROVEEDORES:

· Administrar y operar los procesos de selección, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales;

· Envío de información relacionada con eventos de su interés;

· Pago de prestación de servicios contratados;

· Solicitud de soportes de pago de aportes a prestaciones sociales.

Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos.

IX.I. Datos sensibles

Para el caso de datos personales sensibles, COPNE podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

· El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

· El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

· El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

· El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

· El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

X. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de COPNE y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.

· El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

· Los derechos del titular

· Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

· El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

XI. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, COPNE pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos. Esta solicitud debe realizarla el titular de los datos por escrito.

XII. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS,

PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

a. Consultas:

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en COPNE, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales COPNE garantiza:

· Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

· Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.

· En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

· Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Las consultas podrán formularse al correo contacto@copne.org

b. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante COPNE, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

· El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a COPNE al correo electrónico contacto@copne.org o mediante comunicación escrita dirigida a la Corporación -calle 7D #43C-50, Medellín-, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

· Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

· En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

· Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá en la bases de datos hasta que el reclamo sea decidido.

· El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c. Petición de actualización y/o rectificación

COPNE rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

· El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico contacto@copne.org o en medio físico dirigido a la Dirección de la Corporación -calle 7D #43C-50, Medellín-, indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

· COPNE podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web: www.copne.org

d. Petición de supresión de datos

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a COPNE su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

· Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

· Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados y almacenados

· Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por COPNE, sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia COPNE podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

· El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

· La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

· Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

XIII. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

COPNE, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes.

COPNE, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación expedida por el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

XIV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, COPNE adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

XV. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE COPNE

En cumplimiento de la misión institucional de COPNE y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con la Corporación, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con COPNE.

COPNE, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales, civiles y sus contadores, auditores, abogados, otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

· Para cumplir con las leyes vigentes;

· Para cumplir con procesos jurídicos;

· Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno;

· Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;

· Para proteger nuestras operaciones;

· Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros;

· Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

XVI. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COPNE será la responsable del tratamiento de los datos personales. Para cualquier tema relacionado puede escribir a: contacto@copne.org

XVII. VIGENCIA

La presente política rige a partir del 2 de noviembre de 2017 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar.